Nowe obowiązki pracodawcy w ramach pracowniczego planu kapitałowego (PPK)

13.12.2019 r. - aktualizacja

Pracowniczy Plan Kapitałowy to nowy obowiązek nałożony na polskich pracodawców na mocy przepisów ustawy o pracowniczych planach kapitałowych. Ustawa weszła w życie 1 stycznia 2019 roku i stała się obligatoryjna pół roku później. Zadanie utworzenia
i oferowania PPK zostało nałożone na poszczególne grupy pracodawców w odstępach półrocznych w zależności od liczby zatrudnianych pracowników. Uruchomienie PPK to duże wyzwanie organizacyjne i prawne, szczególnie na etapie uruchamiania planu, a także określone koszty. Z drugiej strony pracodawca powinien mieć świadomość wszystkich korzyści wynikających z oferowania nowego benefitu dla swoich pracowników.

Przykładowe koszty pracodawcy związane z PPK

Wydatki finansowe po stronie pracodawcy wynikające z obowiązku implementacji i oferowania PPK można podzielić na jednorazowe i stałe. Do kosztów jednorazowych zaliczymy wydatki, które obciążają pracodawcę na etapie wyboru instytucji finansowej i powoływania do życia PPK. Będą to wydatki na:

• dostosowanie systemu kadrowo-płacowego do obsługi naliczania i przekazywania wpłat na rachunki pracowników uczestniczących w PPK,
• szkolenia pracowników zaangażowanych w obsługę PPK,
• porady i opinie prawne.

Jakie są obowiązki pracodawcy - ile dołoży do PPK pracodawca?

Rachunek pracownika prowadzony w ramach PPK jest zasilany z trzech źródeł:

• wpłaty pracownika potrącanej z wynagrodzenia netto,
• z dodatkowych środków pracodawcy,
• z Funduszu Pracy w postaci wpłaty powitalnej i corocznych dopłat

Wpłata pracodawcy nie może być niższa niż 1,5% wynagrodzenia pracownika stanowiącego podstawę naliczenia składek na ZUS. Ma ona status obligatoryjnej wpłaty podstawowej. Pracodawca na zasadzie pełnej dobrowolności może wnosić dodatkowe środki na rachunki wybranych grup pracowników; mają one wówczas status wpłaty dodatkowej. Wpłata dodatkowa nie może być wyższa niż 2,5% wynagrodzenia brutto pracownika. Może być różnicowana dla poszczególnych grup pracowników według dowolnie określonych kryteriów. W związku z tym może być bardzo skutecznym narzędziem polityki płacowej danego pracodawcy.

Czy PPK zwiększy koszty prowadzenia firmy i w jakim stopniu?

Ze względu na konieczność poniesienia wydatków w fazie uruchamiania PPK, a także późniejszego funkcjonowania programu, z głównym kosztem finansowania wpłat z dodatkowych środków pracodawcy, PPK zwiększa koszty prowadzenia firmy. Najtrudniejszy do oszacowania, przynajmniej w pierwszych kilku latach funkcjonowania PPK, będzie koszt wynikający z dofinansowania wpłat pracowników. Jego wysokość będzie zależała od tego, jaki procent uprawnionych pracowników zdecyduje się na uczestniczenie w PPK. Pierwsze dane z rynku wskazują na bardzo zróżnicowany poziom partycypacji pracowników w PPK, od poniżej 10 proc. do nawet 90 proc.

Czynniki wpływające na wzrost kosztów

Wzrost świadomości W dłuższej perspektywie w zakładach pracy z niską początkową partycypacją poziom uczestnictwa pracowników w PPK powinien rosnąć w wyniku coraz lepszego rozumienia przez nich bardzo korzystnych warunków finansowania i oferowania PPK, zwłaszcza w porównaniu do innych dostępnych form gromadzenia oszczędności. Wzrost wynagrodzeń Wysokość dopłat pracodawcy jest określona procentowo w stosunku do wynagrodzenia brutto pracowników. W związku z tym wydatki poniesione na wpłaty finansowane przez pracodawcę będą rosły proporcjonalnie do wzrostu wynagrodzeń u danego pracodawcy. Wpłaty dodatkowe Po pierwszych kilku latach funkcjonowania PPK pracodawcy będą mogli ocenić atrakcyjność nowego benefitu na podstawie osiąganych wyników, a także jakości obsługi. Można szacować, że po wstępnym okresie wielu pracodawców zdecyduje się na wnoszenie dobrowolnych wpłat dodatkowych, co również spowoduje wzrost kosztów funkcjonowania PPK. Możliwość obniżenia kosztów Należy też podkreślić, że ustawa przewiduje okoliczności, kiedy pracodawca popadający w trudną sytuację finansową będzie mógł zawiesić finansowanie wpłat podstawowych. Takimi okolicznościami są:

• okres przestoju ekonomicznego,
• przypadek zaistnienia przesłanek niewypłacalności pracodawcy,
• okresowe zaprzestanie działalności na skutek powodzi.

Pracowniczy Plan Kapitałowy - formalności pracodawcy

Pracowniczy Plan Kapitałowy to konkretne czynności administracyjne, jakie pracodawca musi wypełnić w określonych terminach, w zależnych od liczby zatrudnianych pracowników. Najważniejszymi obowiązkami pracodawcy są:

• zawarcie umowy o zarządzanie PPK z wybraną instytucją finansową,
• zawarcie umowy o prowadzenie PPK z uprawnionymi pracownikami,
• zebranie informacji o pracownikach niezbędnych do zawarcia umowy o prowadzenie PPK i przekazanie ich do wybranej instytucji finansowej,
• przekazywanie wpłat na rachunki pracowników w podziale na wpłaty pracodawcy i pracownika,
• przyjmowanie i przekazywanie do wybranej instytucji finansowej części oświadczeń woli pracowników (m.in. obniżenie wpłaty podstawowej przez pracowników osiągających dochód do 120% minimalnego wynagrodzenia, deklaracja rezygnacji z PPK, deklaracja przystąpienia do PPK, deklaracja/odwołanie deklaracji o wnoszeniu wpłat dodatkowych przez pracownika).

Kiedy pracodawca musi wprowadzić PPK w swojej firmie

Pracodawcy mają obowiązek wprowadzenia PPK w następujących terminach wymienionych w przepisach ustawy:

• w firmach zatrudniających co najmniej 250 osób (według stanu zatrudnienia na dzień 31 grudnia 2018 r.) - od 1 lipca 2019 r.
• w firmach zatrudniających od 50 do 249 pracowników (według stanu zatrudnienia na dzień 30 czerwca 2019 r.) - od 1 stycznia 2020 r.
• w firmach zatrudniających od 20 do 49 pracowników (według stanu zatrudnienia na dzień 31 grudnia 2019 r.) - od 1 lipca 2020 r.
• w mikroprzedsiębiorstwach i zakładach zaliczanych do sfery budżetowej (niezależnie od liczby zatrudnionych) – od 1 stycznia 2021 r.

Kiedy firma musi przystąpić do PPK?

Przystąpienie pracodawcy do Pracowniczego Planu Kapitałowego następuje w formie zawarcia umowy o zarządzanie PPK z wybraną instytucją finansową. Następnie zawierana jest umowa o prowadzenie PPK między instytucją finansową a pracownikami (pracodawca pełni tutaj rolę pośrednika). Umowy te muszą być zawarte w następujących terminach:

• w firmach zatrudniających co najmniej 250 osób:
  - do 25 października 2019 r. umowa o zarządzanie PPK,
  - do 12 listopada 2019 r. umowa o prowadzenie PPK,
• w firmach zatrudniających od 50 do 249 pracowników:
  - do 24 kwietnia 2020 r. umowa o zarządzanie PPK,
  - do 11 maja 2020 r. umowa o prowadzenie PPK,
• w firmach zatrudniających od 20 do 49 pracowników:
  - do 27 października 2020 r. umowa o zarządzanie PPK,
  - do 10 listopada 2020 r. umowa o prowadzenie PPK,
• w mikroprzedsiębiorstwach i zakładach zaliczanych do sfery budżetowej (niezależnie od liczby zatrudnionych):
  - do 23 kwietnia 2021 r. umowa o zarządzanie PPK,
  - do 10 maja 2021 r. umowa o prowadzenie PPK.

Wyjątki, kiedy pracodawca nie musi prowadzić PPK Z obowiązku oferowania PPK są zwolnieni:

• samozatrudnieni (prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą, o ile nie zatrudniają osób zatrudnionych w rozumieniu ustawy o PPK),
• osoby fizyczne, które zatrudniają w zakresie niezwiązanym z prowadzoną działalnością gospodarczą inną osobę fizyczną, w zakresie niezwiązanym z działalnością gospodarczą tej osoby (np. osoby zatrudniające opiekunki do dzieci lub dorywczą pomoc domową),
• mikroprzedsiębiorcy (podmioty zatrudniające do 9 pracowników) w sytuacji, gdy wszyscy pracownicy złożą deklaracje o rezygnacji z wpłat,
• podmioty prowadzące Pracowniczy Program Emerytalny (PPE) ze składką podstawową w wysokości co najmniej 3,5 proc., przy poziomie uczestnictwa pracowników nie niższym niż 25 proc. w momencie objęcia danego pracodawcy obowiązkiem utworzenia PPK. O czym musi pracodawca musi poinformować pracownika W różnych fazach funkcjonowania PPK pracodawcy mają określone obowiązki informacyjne wobec pracowników. Pracodawca jest zobowiązany przekazywać następujące informacje:
• pracownikom osiągającym dochód niższy niż 120% minimalnego wynagrodzenia: o możliwości obniżenia wpłaty podstawowej do kwoty nie mniejszej niż 0,5% wynagrodzenia brutto pracownika,
• pracownikom, którzy ukończyli 55. rok życia, a nie ukończyli jeszcze 70 lat: o możliwości złożenia wniosku o przystąpieniu do PPK,
• pracownikom, którzy zostali automatycznie zapisani do PPK – w przedziale wiekowym 18-55 lat: o możliwości złożenia deklaracji rezygnacji w dowolnym momencie,
• wszystkim uprawnionym pracownikom: o możliwości zadeklarowania wpłaty dodatkowej do kwoty stanowiącej nie więcej niż 2% wynagrodzenia brutto pracownika,
• pracownikom, którzy złożyli deklarację rezygnacji: o tym, że będą ponownie zapisani w terminie do ostatniego dnia lutego 2023 roku z możliwością ponownego złożenia deklaracji rezygnacji, a także o tym, że taka operacja będzie powtarzana co cztery lata.

Odpowiedzialność karna pracodawcy

Przepisy ustawy o pracowniczych planach kapitałowych wymieniają trzy przypadki niedopełnienia przez pracodawcę obowiązków wynikających z oferowania i utworzenia PPK, wraz z określonymi karami finansowymi.
1. Niedopełnienie obowiązku zawarcia umowy o zarządzanie PPK w terminie – kara finansowa w kwocie odpowiadającej 1,5% funduszu wynagrodzeń pracodawcy w roku obrotowym poprzedzającym popełnienie czynu,
2. Niedopełnienie obowiązku zawarcia umowy o prowadzenie PPK w terminie, w tym także: niedopełnienie obowiązku dokonywania wpłat do PPK w terminie,

• niezgłoszenie danych przewidzianych ustawą,
• zgłoszenie nieprawdziwych danych, udzielenie nieprawdziwych wyjaśnień lub odmowa ich udzielenia,
• nieprowadzenie dokumentacji związanej z wpłatami do PPK – kara finansowa w kwocie od 1.000 zł do 1.000.000 zł

3. Nakłanianie pracowników do rezygnacji z PPK – kara finansowa w wysokości 1,5% funduszu wynagrodzeń pracodawcy w roku obrotowym poprzedzającym popełnienie czynu.

Zadbajmy o naszą przyszłość z PPK

Wydaje się, że z czasem coraz wyższe oszczędności w PPK mogą być przez pracowników coraz bardziej cenione ze względu na słabości państwowego systemu zabezpieczeń społecznych. Powszechnie Polacy są już świadomi, że w perspektywie najbliższych kilkudziesięciu lat ich emerytura będzie niższa niż połowa ostatniej pensji. Dlatego na znaczeniu nabierają źródła prywatnych dodatków do emerytury – indywidualne (jak np. IKE i IKZE) lub grupowe pracownicze programy emerytalne (PPE), które funkcjonują w Polsce od 1999 roku. Teraz przyszedł czas na pracownicze plany kapitałowe (PPK). Warto je poważnie rozważyć, szczególnie ze względu na istotne dofinansowanie, uzyskiwane od pracodawcy i z Funduszu Pracy.

Korzyści z prowadzenia PPK dla pracodawcy

Dobra koniunktura gospodarcza i malejące bezrobocie zmuszają pracodawców do podnoszenia wynagrodzeń. Ale nie tylko. Najlepsi pracodawcy zabiegają o pracowników, proponując im dodatki pozapłacowe. Właściwie ukształtowane przez pracodawcę PPK może pełnić rolę takiego dodatku. W zależności od tego, co jest ważne dla podmiotu zatrudniającego, może on traktować Plan PPK jako narzędzie pozyskiwania do zakładu pracy najlepszych ekspertów czy budowania lojalności poprzez dodatkowe świadczenie pozapłacowe. Poprzez sprofilowanie PPK firma borykająca się z duża rotacją może zatrzymać odpływ personelu, w tym kadry o wyższych kwalifikacjach. Pożądanym atutem jest budowanie dobrej atmosfery w pracy oraz pozytywna motywacja pracowników do pracy. Aby zarządzić PPK jako benefitem, pracodawca może podnieść pensje o równowartość składki podstawowej pracownika, sfinansować składkę dodatkową pracodawcy do Planu, a nawet stopniować te wartości dla różnych grup pracowników.